İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Görev, Yetki ve Çalışma Yönergesi

1. EVRAK VE İŞLEMLER ŞEFLİĞİ

A) Evrak Şefliğinin Görevleri

1. Evrak Kabul ve Dağıtım: Kaymakamlığa posta, kurye veya elektronik ortam (EYP) üzerinden gelen ya da elden teslim edilen her türlü dilekçe, resmi yazı ve evrakı kabul etmek.

2. Havaleye Hazırlık: Alınan evrakı, Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi doğrultusunda yetkili amirlerin havale ve imzasına hazır hale getirmek, imza sürecini takip etmek ve ilgili birimlere intikalini sağlamak.

3. İmza Yetkileri Entegrasyonu: Gelen evrakın niteliğine göre hangi birim veya merciye sevk edileceğini, güncel İmza Yetkileri Yönergesi standartlarına göre belirlemek.

4. Mesai Dışı ve Özel Evrak Yönetimi: Güvenlik güçleri kuryeleri veya resmi haberleşme sorumluları tarafından mesai saatleri dışında getirilen özellikli ve acil evrakı, Kaymakam veya yetkilendirilmiş amirlere doğrudan ulaştırmak.

5. Dijitalleştirme ve Tarama (Arşiv): Fiziki ortamda gelen evrak ve dilekçelerin elektronik sisteme kaydını yapmak, Kaymakamlık birimlerine ait olanları tarayarak sisteme yüklemek ve elektronik imza/havale sürecini başlatmak.

6. Kıymetli ve Gizli Evrak İşlemleri: Elektronik ortam dışından gelen özellikli, gizli ve değerli evrakı niteliğine göre tasnif etmek, yetkili amirin onayıyla tarama işlemlerini gerçekleştirip güvenli kanallarla sevkini sağlamak.

7. İstatistiki Raporlama: Evrak akış hareketlerini, işlem sürelerini ve yoğunluk raporlarını sistem üzerinden periyodik olarak sorgulamak, analiz etmek ve üst makama sunmak.

8. Makam Havalesi: Doğrudan İlçe Kaymakamı tarafından görülmesi ve havale edilmesi gereken evrakı ayırmak; tereddüt halinde İlçe Yazı İşleri Müdürü'nün hukuki ve idari görüşünü almak.

9. Tasnif ve Masa Yönetimi: Gelen ve giden evrak akışını; Normal Evrak, Gizli Evrak ve Dağıtım Masası olmak üzere iş bölümü esasına göre yönetmek.

10. Makam Talimatları: İlçe Kaymakamı ve Yazı İşleri Müdürü tarafından mevzuat çerçevesinde verilen diğer görevleri ifa etmek.

B) İşlemler Şefliğinin Görevleri

1. Mevzuat ve Genelge Yönetimi: Kaymakamın kanun, cumhurbaşkanlığı kararnamesi, yönetmelik ve diğer mevzuatın ilanı/uygulanması ile ilgili görevlerini yürütmek; ilçe düzeyinde çıkarılacak genelgelerin resmi süreçlerini yönetmek.

2. Özlük İşleri Yönetimi: İlçe kademesinde görev yapan Yazı İşleri personeli, ilgili birim personeli ve sözleşmeli personelin; atama, yer/görev değişikliği, terfi, kademe ilerlemesi, derece yükselmesi ve askerlik tecil işlemlerini yürütmek.

3. Aday Memurluk ve Disiplin Süreçleri: Atama yetkisi Kaymakamlığa ait olan aday memurların özlük dosyalarını tutmak, asalet tasdik ve yemin törenlerini organize etmek; ödüllendirme, disiplin cezaları, izin ve emeklilik işlemlerini yürütmek.

4. Hizmet İçi Eğitim: Personelin mesleki yeterliliğini artırmaya yönelik hizmet içi eğitim programlarını planlamak, yürütmek ve geliştirmek.

5. Mesai Takip ve Kontrolü: İlçedeki kamu personelinin, Valilikçe belirlenen günlük çalışma saatlerine uyumunu denetlemek amacıyla mesai izlenim cetvellerini tutmak ve raporlamak.

6. Seçim ve Halkoylaması İşlemleri: Milletvekili, Mahalli İdareler Seçimleri ve Anayasa değişikliklerinin halkoyuna sunulması süreçlerinde, mevzuatın Kaymakamlığa yüklediği idari ve lojistik işleri/yazışmaları yürütmek.

7. Kamu Görevlileri Etik Kurulu İşlemleri: İlçe Etik Kurulu sekreterya hizmetlerini ve ilgili yazışmaları yürütmek.

8. Resmi Bayrak ve Amblem Tescili: Tanıtıcı bayrakların, amblemlerin ve logoların kullanım izinlerine ilişkin mevzuat çerçevesindeki tescil işlemlerini yürütmek.

9. İmza Yetkileri Yönergesi Revizyonu: Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi'ni güncel mevzuata göre hazırlamak, revize etmek, ilgili kurumlara dağıtımını sağlamak ve uygulamasını izlemek.

10. İdari Denetim ve Gözetim Sekreteryası: Kaymakamlığın; adli ve askeri teşkilatlar hariç, ilçedeki tüm devlet daireleri, müesseseler, işletmeler ve özel işyerleri üzerindeki gözetim, denetim ve teftiş yetkilerinin kullanılmasına ilişkin resmi yazışmaları ve koordinasyonu yürütmek.

11. Dilekçe Takip Sistemi: Vatandaşlar tarafından sunulan dilekçelerin yasal süresi içinde cevaplandırılmasını izlemek ve sonuçlandırmak.

2. DESTEK HİZMETLERİ GÖREVLİRİ

1. Bina Yönetimi ve Teknik Altyapı: Hükümet Konağı’nın bakım, onarım, iç/dış çevre temizliğini koordine etmek; elektrik, su, doğal gaz, iklimlendirme ve kalorifer tesisatlarının kesintisiz çalışmasını sağlamak. Toplantı, brifing ve resmi görüşmeler için salonları ve teknik cihazları (ses, görüntü, sunum sistemleri) hazır bulundurmak.

2. Taşıt ve Lojistik Yönetimi: Kaymakamlığa tahsisli resmi taşıtların bakım, onarım, kiralama, akaryakıt, muayene ve sigorta (kasko/trafik) işlemlerini yürütmek; personel servislerinin düzenli çalışmasını kontrol etmek.

3. Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri: Kaymakamlık personelinin yemek yardımı giderleri başta olmak üzere, genel bütçeden gönderilen ödeneklerin gider gerçekleştirme işlemlerini yapmak, mutemetlik ve ödenek talebi süreçlerini yürütmek.

4. Kamu Konutları (Lojman) Yönetimi: 2946 sayılı Kamu Konutları Kanunu ve ilgili yönetmelik hükümleri doğrultusunda, Kaymakamlığa ait lojmanların tahsis, kira ve tahliye işlemlerini yürütmek.

5. Bayrak Kanunu Uygulaması: Hükümet Konağı ve bağlı birim binalarında 2893 sayılı Türk Bayrağı Kanunu hükümlerinin eksiksiz uygulanmasını, bayrakların her zaman nizami bulunmasını sağlamak.

6. Sivil Savunma ve Koruyucu Güvenlik: Kaymakamlık ve bağlı binalarda sivil savunma, yangından korunma ve koruyucu güvenlik mevzuatının uygulanmasını sağlamak; ilgili birimlerle koordineli olarak nöbetçi memurluğu ve güvenlik planlarını yürütmek.

7. Fiziki Arşiv Hizmetleri: Elektronik ortam dışındaki genel evrak ve dosyaların, Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği standartlarına uygun olarak arşivlenmesini, korunmasını ve ayıklama/imha işlemlerini yürütmek.

8. Taşınır Mal ve Satın Alma Yönetimi: Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince; valilik ve birimler için gerekli araç, gereç, sarf malzemesi ve demirbaşların temini (satın alma/kiralama), kayıtlarının tutulması ve sistem girişlerini yürütmek.

3. ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ

1. Makam Haberleşmesi ve Gizlilik: Kaymakamın özel, gizli ve şifreli haberleşme ve yazışmalarını yürütmek; şahsi görev ve izin işlemlerini takip etmek.

2. Ödüllendirme İşlemleri: Kaymakam tarafından personele verilecek Başarı Belgesi, Üstün Başarı Belgesi ve Ödül süreçlerinin mevzuata uygun yazışmalarını yapmak.

3. Makam Dokümantasyonu: Kaymakamın katılacağı toplantı, koordinasyon kurulu ve sunumlar öncesinde gerekli bilgi notlarını, kurumsal sunumları ve dosyaları hazırlamak/muhafaza etmek.

4. Randevu ve Program Yönetimi: Kaymakamın ziyaret, davet, kabuller, randevu talepleri ve günlük/haftalık çalışma programlarını planlamak, yazışmalarını yapmak ve koordinasyonu sağlamak.

5. Güvenlik ve Asayiş Koordinasyonu: Makamın koruma hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek; emniyet ve jandarma teşkilatlarından gelen günlük asayiş raporlarını muhafaza etmek ve Kaymakamın direktifleri doğrultusunda resmi yazışmaları yapmak.

6. Kriz ve Olağanüstü Hal Sekreteryası: İl İdaresi Kanunu uyarınca askeri birliklerden yardım istenmesini gerektiren acil durumlarda, sıkıyönetim, seferberlik veya 2935 sayılı Olağanüstü Hâl Kanunu uygulamalarında Makamın ihtiyaç duyduğu tüm idari sekreterya, yazışma ve dosyalama işlemlerini ilgili bürolar kurulana kadar yürütmek.

7. Tören ve Protokol Düzeni: Ulusal ve resmi bayramlar ile tarihi/mahalli kurtuluş günlerinde yapılacak törenlerde ilçe protokol düzenini (oturma düzeni, konuşma sırası, çelenk sunma sırası) uygulamak ve kurumlar arası koordinasyonu sağlamak.

8. Devlet Cenaze Törenleri: Devlet Cenaze Törenleri Yönetmeliği’ne göre ilçede düzenlenecek ulusal, resmi ve kurumsal cenaze merasimlerinin protokol ve organizasyon işlemlerini yürütmek.

9. Resmi Kabuller ve Devlet Büyüklerinin Karşılanması: Devlet büyüklerinin, yabancı misyon şeflerinin veya üst düzey bürokratların ilçeyi ziyaretlerinde; Cumhurbaşkanlığı, Bakanlıklar veya Valilik düzeyinde hazırlanan kabul programlarını ilgili birimlere ulaştırarak karşılama, ağırlama, konaklama ve uğurlama protokollerini yönetmek.

10. Protokol Listesi: İlçe protokol listesinin güncel olarak tutulmasını, değişikliklerin işlenmesini ve resmi internet sitesinde yayınlanmasını koordine etmek.

4. BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER

1. Medya Takibi ve Analiz: Yazılı, görsel ve dijital basında, sosyal medyada veya kitle iletişim araçlarında Termal ilçesi ve Kaymakamlık ile ilgili çıkan haber, bilgi ve yorumları günlük olarak izlemek, kupürleştirmek ve Makama rapor etmek.

2. Basın Bültenleri ve Toplantıları: Kaymakamın talimatı doğrultusunda kurumsal basın bültenlerini hazırlamak, medyaya servis etmek ve Kaymakamlığın basın açıklamaları ile basın toplantılarının organizasyonunu yürütmek.

3. Mal Bildirimi İşlemleri: Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca; ilçede faaliyet gösteren yerel gazete sahibi gerçek kişiler, şirketlerin yönetim/denetim kurulu üyeleri, sorumlu müdürleri ve yazarlarının mal bildirim beyannamelerini almak, yasal süreçlerini işletmek ve gizlilik içinde muhafaza etmek.

4. Medya Abonelikleri ve Basın Kartı: Kurumsal gazete, dergi ve haber ajansı abonelik işlemlerini yürütmek; basın mensuplarının basın kartı başvuruları ile ilgili yerel düzeydeki iş ve işlemleri takip etmek.

5. Bilgi Edinme ve CİMER Yönetimi: 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında yapılan başvurular ile Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) üzerinden gelen ihbar, şikayet ve talepleri kabul etmek, ilgili birimlere sevk ederek yasal süresi içinde sonuçlandırılmasını sağlamak ve başvuru sahibine resmi bilgilendirme yapmak.

5. DİĞER KURUL VE HUKUKİ İŞLEMLER

• İnsan Hakları Kurulu: İlçe İnsan Hakları Kurulu faaliyetlerinin sekreterya hizmetlerini yürütmek, kurul toplantılarını organize etmek, şikayet ve başvuru kutularını kontrol ederek denetim raporlarını hazırlamak.

• Dernekler ve Lokallere Ait İşlemler: İlçede faaliyet gösteren derneklere ait lokal açma, işletme izin belgesi düzenleme, denetleme yazışmaları ve ilgili mevzuat işlemlerini yürütmek.

• Afet ve Acil Yardım İşleri: Sivil savunma planları, afet acil durum hazırlıkları yazışmaları ve Milli Müdafaa Mükellefiyetleri Komisyonu kararlarının alınması/uygulanması süreçlerini idari olarak yürütmek.

 İLETİŞİM BİLGİLERİ

Kurum Adı: Termal İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

Adres: Gökçedere Mah. Nazmi Işıldar Sokak No: 6 Termal Hükümet Konağı, Termal / YALOVA

Telefon: 0226 675 70 23 / 0226 675 75 88

Belgegeçer (Faks): 0226 675 77 80

E-Posta: termal@icisleri.gov.tr